Giải pháp cho việc lưu trữ tài liệu

Hiện nay, trong hoạt động của nhiều đơn vị, doanh nghiệp có sự xuất hiện phổ biến của các phần mềm hỗ trợ và phần mềm lưu trữ tài liệu là một trong số chúng.

Phần mềm lưu trữ tài liệu có vai trò gì?
Việc lưu trữ tài liệu dưới dạng bản cứng gặp rất nhiều khó khăn như: thường xuyên gặp sai sót; tốn diện tích để lưu trữ tài liệu; tìm kiếm tài liệu rất vất vả;… Hiểu được những khó khăn đó, các kỹ sư công nghệ thông tin đã cho ra đời các loại phần mềm lưu trữ tài liệu.
Phần mềm lưu trữ tài liệu là phần mềm có chức năng chính là lưu trữ tài liệu nhưng quá trình lưu trữ, bảo quản được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu
Nâng cao năng suất làm việc. Việc thống kê, sắp xếp sổ sách như trước đây rất tốn thời gian mà còn gặp nhiều khó khăn vì phải thực hiện hoàn toàn bằng sức người. Còn với phần mềm lưu trữ văn bản, bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản thì các tài liệu sẽ được sắp xếp, phân loại một cách nhanh chóng. Nhờ vậy mà việc tìm kiếm tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn.
Tiết kiệm chi phí. Nếu sử dụng phương pháp làm việc truyền thống thì các đơn vị, doanh nghiệp phải trả lương cho nhiều người nhưng khi sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản thì doanh nghiệp chỉ cần trả lương cho 1 nhân viên thì họ cũng có thể làm tốt công việc của nhiều người làm trước kia.
Tiết kiệm diện tích kho lưu trữ. Không chỉ tiết kiệm về mặt chi phí trả lương cho nhân viên mà doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng khi sổ sách trong kho chứa tài liệu ngày một nhiều hơn. Mọi tài liệu sẽ được lưu trữ trong phần mềm của máy tính mà không cần sử dụng kho chứa.
Đảm bảo an toàn cho tài liệu. Phần mềm sẽ có hệ thống bảo mật và do một người quản lý, do đó mà phần mềm lưu trữ tài liệu có tính bảo mật cao. Hơn nữa, mọi tài liệu được lưu trữ trong phần mềm nên khi phần cứng cho xảy ra sự cố thì mọi thông tin vẫn được đảm bảo an toàn.
Để có lời giải cho bài toán lưu trữ tài liệu khó khăn thì bạn cần tìm đến một phần mềm lưu trữ tài liệu ưu việt, và phần mềm eArchivist là một trong những phần mềm ưu việt đó. Do CMC Soft xây dựng và áp dựng những kỹ thuật, công nghệ mới nhất nên phần mềm lưu trữ eArchivist đã được nhiều cơ quan, đơn vị tin dùng. Với phần mềm này, việc lưu trữ tài liệu không còn là khó khăn nữa.
 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *